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Was sollte bei Dir auf einer „Not-To-Do-Liste“ stehen?

Für Birgit ist es sehr wichtig in Spitzenzeiten von viel Arbeitsvolumen die Balance zu halten und darum zu sorgen dass diese auch für sie stimmt. Für jeden ist Balance natürlich etwas anderes. Wichtig ist auch erstmal zu erkennen wann es zu Herausforderungen kommt. In den Momenten Kraft zu tanken, bewusst zu atmen, kurz sich zu ihrem inneren Kraftort einzufinden oder an die Luft zu gehen.

Wie schaut ein idealer Arbeitstag für Dich aus?

Birgit mag es sehr gerne wenn ihr Arbeitstag durchmischt ist, ein Mix von Meetings, Zeit für strategische Tätigkeiten, Zeitfenster für gemeinsame Diskussionen oder Aufgreifen von Themen wo Lösungsfindungen anstehen, Bearbeitung von Emails. Wichtig sind ihr Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten und Abwechslung im Arbeitstag.

Hier fiel uns natürlich auch gleich auf, wie wichtig es ist konzentriert arbeiten zu können. Ohne dass ihre Emails sie in ihrem Arbeitsalltag vereinnahmen, und auch dass das operative Geschäft im Unternehmen durch die in den Abteilungen definierten Prozesse und Abläufe klar strukturiert ist.

Arbeitest Du mit einer To-Do Liste?

Birgit arbeitet mit To-Do-Listen in Form von Teams Kalender und Arbeitslisten digital sowie auch teilweise in guten alten, klassischen Arbeitsbüchern in Papierform.

Hier haben wir auch wieder bemerkt, wie wichtig es ist wenn der Tag von ihr bestmöglich strukturiert und wie geplant ohne viele Unterbrechungen durchführen kann. Auch der E-Mail-Verkehr ist hier natürlich eine große Herausforderung. Wie oft lässt man sich von Emails im Alltag beeinflussen und dann ist die Konzentration wieder weg. Auf wichtige unvorhergesehene Besprechungen ist flexibel einzugehen, die E-Mail-Bearbeitung könnte sie jedoch manchmal auch etwas selbst-disziplinierter im Griff haben, meint Birgit selbstkritisch augenzwinkernd.

Wenn Du an Meetings denkst, was fällt Dir dazu ein?

Birgit und der restlichen Geschäftsführung ist es sehr wichtig, dass Meetings strukturiert sind, eine Agenda am Plan steht, Raum für Diskussion ist und der Austausch nicht zu kurz kommt. Auch wenn in der Philosophie von der Firma APV sehr stark die Selbstbestimmung und Eigenorganisation ihrer Mitarbeiter ist, ist es wichtig in Meetings klare Spielregeln aufzustellen damit ein Meeting auch konstruktiv und effizient sein kann. Bei unserem Austausch wurde uns auch wieder bewusst wie wichtig der Einstieg in ein Meeting ist und der persönliche Kontakt im Vorfeld. Birgit mag es mit ihren Mitarbeitern vor Beginn zumindest noch kurz in den Austausch zu kommen, wie es ihren Mitarbeitern gerade persönlich geht und was sie bewegt. Leider ist es in der Praxis zeitlich aufgrund von sehr engmaschigen Besprechungstagen nicht immer möglich. Generell sind Birgit daher Präsent-Meetings lieber um das Gegenüber gut wahrzunehmen. Körpersprache, Gestik, Mimik, Tonfall sind in diesen Meetings besser wahrzunehmen und das alles macht für Birgit eine gute Gesprächsatmosphäre rund. Durch Homeoffice natürlich nicht immer möglich.

      Im letzten Teil haben wir uns noch über die Rolle von Assistentinnen unterhalten. Heute ist der Tag der Assistentinnen und da wird es natürlich noch einmal bewusster über den Stellenwert einer Assistentin zu reflektieren. Birgit selbst arbeitet als CHRO in einem mehrköpfigen Team und hat keine Assistentin nur für sich. Die restlichen Geschäftsführer werden durch eine Assistentin unterstützt. Birgit ist sofort wieder bewusst geworden, wie wertvoll diese Arbeit ist. Ob bei der Organisation rund um den Alltag, Terminkoordinationen, der Reiseorganisation und Kooperation mit 50 Ländern mit denen die Firma APV zusammenarbeitet. Tageweise gibt es bei der Firma APV einen regelrechten Meetingmarathon. Auch hier wird von der Assistentin darauf geachtet, dass die Geschäftsführung zwischendurch auch noch etwas Gesundes zu essen bekommt. Außerdem unterstützt die Assistentinnen in der Vorbereitung von Meetings, der Aufbereitung von Zahlen etc. Hier merkt man schon wie unterschiedlich auch die Aufgaben der Assistentinnen, der guten Perlen im Unternehmen sind.

Ich finde es immer wieder beeindruckend wie sich die Firma APV entwickelt hat, mit welchen Ansätzen gearbeitet wird und mit wieviel modernen Ansätzen die Firma geführt wird und die Mitarbeiter gefordert und gefördert werden. Ich wünsche der Firma APV alles Gute und freue mich jetzt schon auf die nächsten gemeinsamen Reisen mit Birgit und den Mädels und den Austausch.

Nähere Informationen zum Unternehmen findet ihr unter: www.apv.at